根据劳动和社会保障部在《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》（劳社部发〔1999〕8号）的规定：
对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时间不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准。
也就是说，对于出生年月日，如果档案当中的记载与身份证、户口本的记载不一致，通常是以个人档案中，最早记载的出生年月日为准，办理退休手续。
为什么会出现身份证与档案出生时间不同
这是因为，前些年户籍、档案基本是手工管理，并且也不是特别严格，很容易发生各种差错。
第一种是因为人工管理造成的差错。例如孩子家长将孩子出生日期报给村文书，村文书将报来的日期进行登记，后来户籍资料集中管理又移交给户籍警，再后来又统一录入电脑，这其中任何一个环节出错都会造成出生日期错误。
第二种是阴阳历使用习惯造成的差错。例如家长原来习惯使用农历生日，报给户籍部门的也是农历生日，但是身份证等级的却是公历日期。
第三种是人为造成的。当事人或其近亲属出于某种目的，例如入托、入学、招供、入伍、结婚、评定职称、提拔职务等方面的方便，设法更改出生日期，如不够年龄还想服役，便设法更改出生日期，当时年龄条件是符合了，但是后来办理退休却遇到了麻烦。
总之，档案与身份证记载的出生日期不一致，是很多人都存在的问题。为了解决这一问题，在无法查清到底哪个是准确无误的日期的时候，只能硬性规定，以档案中最早的记载为准。
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